Hoe MaeFinn met je gegevens omgaat

In het kort

MaeFinn werkt met persoonlijke en gevoelige situaties. Daarom verzamelen we zo weinig mogelijk gegevens, gebruiken we ze alleen om jou te helpen en delen we ze nooit met je werkgever zonder dat jij dat wilt. We verkopen je gegevens nooit.

Wie is verantwoordelijk?

MaeFinn, gevestigd op Marsdiepstraat 621 A, 1784 AM Den Helder, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80522998. Contact over privacy: info@maefinnadvies.nl.

Welke gegevens we verwerken

• Contactformulier: je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht.
• Aankopen: je naam, e-mailadres en betaalgegevens die nodig zijn voor de bestelling en de factuur. De betaling zelf loopt via betaalprovider Mollie; MaeFinn ziet je bank- of kaartgegevens niet.
• Situatiecheck en persoonlijke omgeving (app): je antwoorden, je logboek, documenten die je uploadt en je accountgegevens.
• Websitebezoek: technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen, zoals je IP-adres.

Gevoelige gegevens

In de app kun je informatie invullen over je gezondheid (bijvoorbeeld een ziekmelding) of over ongewenst gedrag. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. We verwerken ze alleen omdat jij ze zelf invult en daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, en alleen om je te helpen. Die toestemming kun je altijd intrekken.

Je logboek kan ook gegevens over anderen bevatten, zoals collega’s of een leidinggevende. Beperk je tot wat nodig is om vast te leggen wat er gebeurde.

Wie kan zien wat je invult?

Wat je in de app invult, zoals je antwoorden in de Situatiecheck, je logboek en je documenten, blijft in jouw eigen afgeschermde omgeving. Medewerkers van MaeFinn kunnen dat niet inzien.

Gebruik je een hulpmiddel dat tekst voor je opstelt of een vraag in de chat beantwoordt, dan wordt de tekst die daarvoor nodig is automatisch verwerkt door een externe dienst. Hoe dat werkt, lees je hieronder bij Hulpmiddelen in de app.

MaeFinn ziet alleen de naam van mensen die een account hebben aangemaakt en een beperkt klantdossier, bijvoorbeeld welk pakket je hebt. Dat is nodig om je te kunnen helpen en je aankopen te verwerken.

Waarvoor we je gegevens gebruiken

• Om je vraag te beantwoorden.
• Om je bestelling te leveren en te factureren.
• Om je toegang te geven tot je persoonlijke omgeving en je te begeleiden.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Hulpmiddelen in de app

Drie onderdelen van de app stellen automatisch tekst voor je op: Documenten maken, Gesprek voorbereiden en de chat in de app. Ze gebruiken daarvoor een geautomatiseerde tekstdienst: een taalmodel van OpenAI, dat wordt aangeroepen via Lovable, de leverancier van onze app. De tekst die je krijgt, is een hulpmiddel. Jij bepaalt wat je ermee doet en wat je verstuurt.

Dit wordt naar die dienst gestuurd:

• Documenten maken: wat je invult, zoals het soort brief, het onderwerp, de namen en functies van de betrokkenen, wat er gebeurd is, data en gevolgen.
• Gesprek voorbereiden: met wie het gesprek is, het onderwerp, wie erbij zijn, de reden en wat je wilt bereiken.
• Chat: alles wat je in dat gesprek typt.
• Alleen als je dat zelf aanzet: een samenvatting van je Situatiecheck, maximaal 15 meldingen uit je Veilig Logboek, en van Mijn Documenten alleen de bestandsnaam, soort, datum en omschrijving. Je ziet op het scherm wat er wordt meegestuurd en je kunt het uitzetten.

Dit wordt nooit meegestuurd: je e-mailadres, je account-ID en de inhoud van de bestanden die je uploadt.

Elk verzoek wordt los verwerkt; volgens onze leverancier wordt het bij de tekstdienst niet bewaard voor later gebruik. De verwerking kan plaatsvinden buiten de Europese Unie, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Vul daarom niet meer persoonlijke gegevens in dan nodig is, zeker over je gezondheid en over anderen.

Met wie we gegevens delen

Alleen met partijen die we nodig hebben om MaeFinn te laten werken, zoals onze hosting (Netlify voor de website, Lovable voor de app), betaalprovider Mollie, onze e-mailprovider en de tekstdienst achter de hulpmiddelen in de app (OpenAI, via Lovable). Een deel van deze partijen is gevestigd buiten de Europese Unie. Met hen hebben we afspraken gemaakt over de beveiliging van je gegevens. We delen niets met je werkgever, tenzij jij daar uitdrukkelijk om vraagt.

De website laadt lettertypen van Google Fonts. Daarbij ziet Google je IP-adres.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Berichten via het contactformulier: maximaal 1 jaar.
• Gegevens in je persoonlijke omgeving: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we deze gegevens.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.

Cookies

De website gebruikt geen trackingcookies en geen advertentiecookies.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je mag ook bezwaar maken, de verwerking laten beperken en je gegevens opvragen om mee te nemen. Stuur daarvoor een bericht naar info@maefinnadvies.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde verbinding (HTTPS) en afgeschermde accounts. Gebruik zelf je eigen apparaat en een privé-e-mailadres.